• 合同檔案專用管理方法

    時間:2022-06-26 10:39:26 圖書情報與檔案管理 我要投稿
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    合同檔案專用管理方法

      為進一步規范合同檔案管理工作,提高合同管理水平,逐步實現公司合同管理工作的規范化、制度化、科學化,特制定本辦法。

    合同檔案專用管理方法

      一、 本辦法所指的合同檔案是公司在日常經營業務中形成的各種協議、合同文本。

      二、 合同檔案管理原則

      1、 合同檔案相關資料應及時根據編號規則進行編號入檔,至少留存一份原件交由合同商務部妥善保存 。

      2、 合同資料的保管應注意確保合同資料的完整、齊全,提高合同的有效利用。

      三、合同文檔的編號規則:

      1、合同號分四級進行編號,第一級為本公司縮寫“LXG”。

      2、第二級為合同檔案簽訂的年份。

      3、第三級為相關合同檔案的分類縮寫。包括SG-施工、SB-設備、BG-辦公設備、DH-訂貨、FW-前期服務、QD-清單、QT-其他。如另有超出現有分類縮寫的合同文檔類型再進行新分類縮寫的添加。

      4、第四級為每個年度內所簽訂合同的連續編號。

      四、合同文檔電子版的管理:

      1、按每一具體項目進行合同文本保存的分類工作,同一項目內的合同檔案資料放入同一合同文本中。

      2、建立合同統計表,按合同編號順序排列。

      3、建立合同支付情況臺帳登記表,每個月初根據財務部的上月支付情況表,詳盡記錄合同的實際收支情況,標識合同執行進度。

      4、建立本部門合同收發登記表,對合同文本的實際收發情況執行人進行簽字登記,以規范合同文檔的收發記錄管理。

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