合同檔案專用管理方法

合同檔案專用管理方法

　　為進一步規范合同檔案管理工作，提高合同管理水平，逐步實現公司合同管理工作的規范化、制度化、科學化，特制定本辦法。

　　一、 本辦法所指的合同檔案是公司在日常經營業務中形成的各種協議、合同文本。

　　二、 合同檔案管理原則

　　1、 合同檔案相關資料應及時根據編號規則進行編號入檔，至少留存一份原件交由合同商務部妥善保存 。

　　2、 合同資料的保管應注意確保合同資料的完整、齊全，提高合同的有效利用。

　　三、合同文檔的編號規則：

　　1、合同號分四級進行編號，第一級為本公司縮寫“LXG”。

　　2、第二級為合同檔案簽訂的年份。

　　3、第三級為相關合同檔案的分類縮寫。包括SG-施工、SB-設備、BG-辦公設備、DH-訂貨、FW-前期服務、QD-清單、QT-其他。如另有超出現有分類縮寫的合同文檔類型再進行新分類縮寫的添加。

　　4、第四級為每個年度內所簽訂合同的連續編號。

　　四、合同文檔電子版的管理：

　　1、按每一具體項目進行合同文本保存的分類工作，同一項目內的合同檔案資料放入同一合同文本中。

　　2、建立合同統計表，按合同編號順序排列。

　　3、建立合同支付情況臺帳登記表，每個月初根據財務部的上月支付情況表，詳盡記錄合同的實際收支情況，標識合同執行進度。

　　4、建立本部門合同收發登記表，對合同文本的實際收發情況執行人進行簽字登記，以規范合同文檔的收發記錄管理。

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