oa辦公自動化系統介紹

oa辦公自動化系統介紹

oa辦公自動化系統介紹1

　　OA辦公系統即OA，是Office Automation的縮寫，指辦公室自動化或自動化辦公。其實OA辦公系統是一個動態的概念，即將公司內部的辦公整合在一個平臺上，來達到協同辦公的目的。所以OA現在又衍生出一個新的含義——協同辦公。

　　OA設計理念

　　1、敏捷管理：締造敏捷的響應、流轉平臺

　　2、協同管理：構建協同的組織行為標準

　　3、知識管理：沉淀知識，實現組織持續創新

　　4、一體化管理：以一體化為企業信息化建設指導思想

　　企業的敏捷性指企業在不斷變化、不可預測的經營環境中善于應變的能力，它是企業在市場中生存和領先能力的綜合表現。企業通過采用現代通信手段、信息技術和信息系統，通過快速配置各種資源(包括技術、管理和人力)，以有效和協同管理的方式響應用戶需求，實現快速滿足客戶對產品和服務的要求。

　　北唐協同辦公信息系統就是企業的神經網絡系統，對于實現企業運作的敏捷性是必不可少的有效工具。

　　OA系統特點

　　▲協同工作、敏捷管理

　　為員工提供個人事務多維度的統一處理平臺，實現了對信息化組織高度集成和優化，把工作中高度關注的“人”或“事件”的信息有效關聯起來，集中呈現和管理。并支持多人協同事務處理，智能協調，輕松方便。個人和組織能夠變得協調和敏捷，快速反應增強事務處理能力。友好的界面風格、強大易用的功能，全面整合個人工作，極大地提高了員工的工作效率。

　　▲知識管理，共享平臺

　　通過信息收集、篩選、沉淀、發布等手段將企業分散的知識片斷，包括來自于各項業務的管理經驗與知識，歸集匯總，使企業的信息和知識快速傳播和轉移。每個人、每個部門都可以按照權限分門別類地管理各種信息，充分解決了個人知識、公共知識、共享知識的管理、分類、查詢、共享的問題。幫助企業搭建一個對知識有效積累、共享、利用、創新及管理的平臺，避免隱性的知識無法傳承和分享。

　　▲自定義表單+審批流程，輕松審批

　　通過自定義表單(模板)與可視化工作流(角色、流程、權限)的組合，構建企業自動化、標準化、規范化的管理制度與工作流程，是協同辦公的關鍵應用，可廣泛用于企業內部各種業務、事務的申請審批，支持流程的復雜定義，同時提供強大的在線編輯、附件加載、修改留痕、手寫電子簽名、催辦等功能�？梢暬�的工作流設計靈活、簡便，大大提高組織管理協同的規范性和可控性。

　　▲公文管理，易用好用

　　創新的“敏捷管理”模式下公文管理，適合企業的公文流轉，規范企業公文的辦理方式，具備完善的發文擬稿、審批、簽發、套紅、歸檔、印發及收文管理;支持WORD 模板格式、修改痕跡、電子印章、審批過程短信通知和消息提醒。企業內外部的收發文，均采用電子化流轉方式，真正實現無紙化辦公。特別解決了遠程、出差、休假委托代辦等的企業協同管理中的難點問題，真正做到了流轉快的敏捷之道。

　　▲整合應用，消除孤島

　　可選擇擴展功能應用插件無縫集成到標準產品中，滿足企業個性化需求。通過簡單的參數配置，可將公司網站以及其他任何基于B/S架構的系統集成在一起，消除企業信息和應用孤島，突破管理的各種屏障，使企業的各種資源融會貫通。

　　▲實時通信，移動辦公

　　內嵌強大的統一消息平臺，將所處理事務及時推送到用戶桌面，通過手機短信、即時消息、信息提醒等工具，為企業提供一個暢通的信息溝通交流平臺，滿足不同的客戶在不同的場合的需求，隨時、隨地移動協同辦公。并可通過即時通訊(功能類似QQ)，實現員工及時便捷的在線交流等，大大提高了信息處理的及時性。

　　▲設置靈活，易于維護

　　系統管理可對一些基本的數據和應用進行配置，如組織架構、流程、崗位、人員及權限設置;工作流引擎提供了方便的流程定義工具，用戶可以根據自己需要處理的各種實際工作，自定義流程、步驟、辦理人等，在流轉辦理的.過程中，幫助企業迅速定義適合自身實際情況的辦公應用。操作簡單、方便易用，減輕了系統管理員的工作負擔，實現了高效管理。

　　OA功能介紹

　　◆協同工作

　　提供企業員工多人協同事務處理平臺，強大功能包括待辦事項、工作計劃、當前事務、任務管理、日程安排、工作日志、個人通訊錄、內外部電子郵件等。通過協同事務處理平臺，企業員工可以全面協同辦理各項事務工作，并對工作執行情況進行自動提醒、跟蹤、預警，智能協調，輕松方便。友好的界面風格、強大易用的功能，全面整合個人工作與集體事務，全面提升員工工作效率。

　　◆流程中心

　　強大的流程中心采用可視化、組件化、向導式、拖曳式流程配置引擎，方便企業快速擴展新的業務功能和模塊，適應業務的靈活多變性需求。滿足大中型集團企業內部流程的建立、監控、變更等要求，實現工作流程的自動化、標準化、規范化。

　　◆公文管理(內含簽報管理)

　　公文處理模塊能夠滿足辦公過程中的收文登記、擬辦、批示、閱辦、分發、傳閱、歸檔、查詢等操作;發文的擬稿、流轉、審批、簽發、自動生成收文閱辦單、發文閱辦單、套紅、歸檔、印發、同時支持發往規章制度等操作;支持審批過程消息提醒和短信通知;支持word、excel、等多種格式的公文，保留修改痕跡;支持電子印章和領導修改批注留痕;支持擬稿紙和閱辦單的意見打印;支持插入多個轉發文附件和多個其他文件附件;

　　◆電子郵件

　　實現企業內部電子郵件的收發，是系統中使用最多，也是最重要的功能之一。包括收發郵件、轉發郵件、回復郵件、撤回郵件、高級查詢等，同時還提供了新郵件到達時的提示、重要郵件的收藏及對已發郵件的跟蹤。

　　◆行政辦公

　　以信息化手段管理日常行政活動，公開、及時、方便。有助于企業對各種資源進行有效管理，合理調控，符合企業實際采用的行政辦公流程，極大地簡化了行政事務的申辦程序。涉及日常用品的入庫與申請/領用、會議申請與會議室調度及會議室管理、圖書借閱/歸還過程的管理等。

　　◆知識管理

　　通過信息收集、篩選、發布、沉淀等手段將企業分散的知識片斷，包括來自于各項業務子系統的管理經驗與知識，歸集匯總，使企業的信息和知識快速傳播和轉移。幫助企業搭建一個對知識有效積累、共享、利用、創新及管理的平臺，避免隱性的知識無法傳承和分享。

　　◆個人日程安排和部門工作督辦

　　主要是每個用戶以天為單位安排未來一段時期的工作任務，即使事務繁雜也能處理得有條不紊;上級領導根據權限可以查看督辦。

　　◆ 領導日程安排和企業工作督辦

　　主要是將每個領導的每周日程安排通過電子日程征集表填寫完畢后,辦公室進行定稿鎖定，形成下周的領導日程安排。公司領導通過企業工作督辦欄目查看全公司的工作督辦。

　　◆會議室管理

　　包含：會議室設置、會議室調度、會議室在線申請、會議室在線查看等功能。

　　實現會議室在線申請、會議記錄在線提交及會議反饋等，可根據實際需求對已申請會議進行調整，會議結束后，由相關人員起草會議紀要并提交審批，核定后的紀要可以向會議參與者發布，并可對會議室及會議類型的自定義設置及管理。會議管理涵蓋了會議中的所有要素，實現了從會議準備到會議結束的整個會議過程的管理，整體提升了會議管理質量。

　　◆發布中心

　　支持企業根據實際情況定制企業需要發布的信息，比如企業新聞、通知公告、行業動態等等，通過權限設置，推送給相關的員工進行查閱;信息的發布有嚴格的審批權限控制，發布對象及信息有效期也可自由控制。

　　◆常用工具

　　系統集成了辦公常用的小工具，天氣預報、電子萬年歷，可在線實時查詢全國各大城市天氣情況、日期時間及其節假日情況。

　　◆生日祝福

　　◆即時通訊

　　◆手機短信提醒

　　◆秘書設置

　　◆ 代辦人(委托)設置

　　◆客戶關系管理

　　◆工作組定義

　　◆支持集團多層架構

　　OA應用價值

　　●打破集團與各分子公司之間信息壁壘，有效地解決組織內存在的嚴重信息荒島與信息孤島問題。

　　●集成企業其他應用系統，高效協同辦公信息操作，成為員工辦公過程的操作臺，滿足企業辦公需求。

　　●文件、流程的審批通過電子化方式進行快速流轉;使整個過程變得更加及時、高效、有序和敏捷。

　　●通過電子化方式，實現數據傳遞和知識的共享，做到過程標準化，使整個執行更加快速、有效。

　　●管理者快速直觀地了解到組織運營狀況，為決策者提供了更多真實可靠數據依據，提高決策的正確性。

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　　事務型OA系統

　　事務型OA系統是處理辦公部門中大量的事務性工作，這種工作量大，重復性高。使用辦公自動化系統來處理可以使辦公人員從這些工作中解脫出來。事務型為基礎層，包括文字處理、個人日程管理、行文管理、郵件處理、人事管理、資源管理，以及其他有關機關行政事務處理等等。

　　管理型OA系統

　　管理型OA系統就是對信息的流通進行控制和管理，做好對信息的收集、加工、傳遞、交流、存取、分析、判斷和反饋，從而使信息資源的利用獲得良好的效益。管理型為中間層，它包含事務型，管理型系統是支持各種辦公事務處理活動的辦公系統與支持管理控制活動的管理信息系統相結合的辦公系統。

　　決策型OA系統

　　決策型OA系統是指辦公自動化系統要有決策或輔助決策功能，在對大量信息進行分析的基礎之上分析制定出各種優化解決方案提供給決策者。決策型為最高層，它以事務型和管理型辦公系統的大量數據為基礎，同時又以其自有的決策模型為支持，決策層辦公系統是上述系統的再結合，具有決策或輔助決策功能的最高級系統。

　　OA帶來的`管理上的“好處”：

　　建立內部的通信平臺。

　　建立單位內部的郵件系統，使單位內部的通信和信息交流快捷通暢。

　　建立信息發布的平臺。

　　在單位內部建立一個有效的信息發布和交流的場所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內部的規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在企業內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解企業的發展動態。

　　實現工作流程的自動化。

　　變革了單位傳統紙質公文辦公模式，企業內外部的收發文、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發、歸檔等電子化流轉方式，提高辦公效率，實現無紙化辦公。不用拿著各種文件、申請、單據在各部門跑來跑去，等候審批、簽字、蓋章，而是利用快速而廉價的網絡傳遞手段，發揮信息共享功能來協調單位內各部門的工作，減少工作中復雜環節。

　　實現文檔管理的自動化。

　　輔助辦公。

　　它牽涉的內容比較多，像會議管理、車輛管理、辦公用品管理、圖書管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，實現了這些輔助辦公的自動化。

　　實現分布式辦公。

　　變革了傳統的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區域，可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網絡連接隨時辦公，大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流。

　　建立信息集成平臺。

　　節省企業的辦公費用支出。

　　將傳統的紙張填寫過程電子化，尤其是長途電話、傳真、復印、打印和辦公用紙費用，真正實現無紙化辦公，是企業實現管理現代化的標志。

　　搭建知識管理平臺。

　　系統性利用企業積累的信息資源、專家技能，改進企業的創新能力、快速響應能力、提高辦公效率和員工的技能素質。

　　增強領導監控能力

　　強化領導的監控管理，增強管理層對組織的控制力，及時有效監控各部門、各個人員的工作進度情況;實時、全面掌控各部門的工作辦理狀態，及時發現問題及時解決，從而減少差錯、防止低效辦公。

　　極大的提高了工作效率

　　OA辦公系統能極大的提高工作。不用拿著各種文件、申請到處跑來跑去中，不用拿著文件等著領導審批，因為這些都可以在隨網上、手機上進行，大大的減少了辦公成功，極大的提高了工作效率。

　　節省成本，提高企業競爭力

　　通過OA平臺來辦公，大大減少了辦公程序和辦公時間，同時還節省了紙張、筆等辦公用品，所以為企業節省了時間成本和金錢成本。另一方面，OA辦公平臺方使員工與上級溝通更方便，信息反饋更順暢，為發揮員工智慧和積極性提供了舞臺。所有的這都可以提高企業的競爭力。

　　基于OA有這么多的“好處”，那么我們該如何對待和看待OA，也就是說，如何使用好OA，善用OA，落腳點為何?——OA終極目的：高效提升企業整體運營效率

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