集團無紙化辦公實施意見

集團無紙化辦公實施意見

　　為節約辦公耗材，提高辦公效率，集團定于XX年7月1日起，在全集團范圍內啟用無紙化傳輸平臺，各級各類上、下行公文均以電子文本形式傳輸。為保證此項工作的順利開展，特提出以下實施意見：

　　一、無紙化辦公的實施步驟

　　1．5月底前，完成集團所屬公司、集團各部門辦公用計算機升級、更換和檢修工作，確保電腦系統安全、可靠、穩定運行，為實施無紙化辦公打好硬件基礎。

　　2．6月10日前，首先在集團各部門開展電腦使用規范及技巧方面的培訓，同時建議集團所屬公司也開展類似培訓，為提高全體員工的計算機水平及集團無紙化辦公的順利實施打好基礎。

　　3．6月20日前，完成集團范圍內10套電子簽章軟件的購買、安裝及電子印章、電子簽名的制作工作。

　�。�1）10套電子簽章軟件分配：公司、公司、集團、集團財務管理中心、集團總裁辦公室、集團人力資源部、集團房地產管理中心印章系統各一套；集團總裁、公司總經理、公司總經理電子簽名系統各一套。

　�。�2）6月15日前收集集團總裁、公司總經理、公司總經理親筆簽名各一個，用于電子簽名的制作。

　　4．6月20日前，完成無紙化辦公系統中配套激光彩色打印機和傳真機的購買、安裝及調試工作。

　　彩色激光打印機和傳真機品牌、型號為：

　�。�1）彩色激光打印機：集團各部門、公司和公司各購買品牌為佳能型號為7200cdn的彩色激光打印機1臺。

　�。�2）傳真機：集團各部門、公司和公司各購買品牌為松下型號為fl323cn的傳真機2部（一部用于公司日常辦公，一部用于總裁和總經理日常辦公）。

　�。�3）購置程序：按照《集團固定資產管理規定》中要求的固定資產購置程序購置。

　　5．6月20日前，集團內各系統、各專業口完成建立用于業務聯系及交流的qq群，并確保關鍵崗位開通qq郵箱。

　　6．6月20日至25日進入試運行階段，并組織相關人員進行該系統的使用培訓。同時，在此階段集團各單位要按照集團檔案管理制度的要求實施分類編號并建立電子檔案，儲存各類電子檔案。確須打印成紙質材料存檔的，方可進行打印。

　　7．從7月1日起集團正式實施無紙化辦公。

　　二、相關要求及配套制度

　　1．電子公文的排版設置。上、下行公文統一使用word文字處理軟件排版。表格類文件可使用ecel軟件排版，圖片資料使用jpg格式。

　　2．電子公文正文按照《集團公文管理辦法》的具體要求進行排版。

　　3．電子公文加蓋電子印章或簽名程序與紙質公文加蓋實物公章程序相同。

　　4．電子公文簽收與實物文件簽收辦法相同。

　　5.《集團電子印章使用和管理規定（試行）》。

　　為了使無紙化辦公順利實施，集團要求集團所屬公司、集團各部門要加強各級管理人員及廣大員工計算機方面的學習。要定期或不定期的開展計算機或辦公軟件方面的學習講座，以提高全員的計算機應用水平，為企業今后實施信息化管理打好基礎。同時要將這項工作做為長期性的工作來抓。

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