秘書基本職能有哪些

秘書基本職能有哪些

　　秘書指具備機密、管理、協調等工作能力的人員。秘書一詞最初指的是負責記錄國家機密、管理國家文件的官員。以下是小編整理的秘書基本職能有哪些，希望對大家有所幫助。

　　秘書的基本職能：

　　一、在辦公室主任領導下做好辦公室日常行政事務及文秘工作。

　　二、負責各種文件的起草、裝訂及傳遞工作；及時處理上級文件的簽收、傳遞、催辦；

　　做好文件的回收、清退、銷毀工作；做好文秘檔案收集管理及。

　　三、做好各種會議的記錄及會務工作。

　　四、辦理本單位人員的招聘錄用、培訓教育、績效考核、晉級晉職、薪資福利、各類保

　　險、統計報表等事項的具體事宜。

　　五、做好單位印章管理，按規定開具介紹信。

　　六、做好來訪接待工作。

　　七、做好聯網微機管理工作，每天定時開機接收文件；做好信息收集及報送工作。

　　八、負責本單位辦公用品的采購和供應工作。

　　九、完成領導交辦的其它任務和各種應急事務的處理

　　任職要求：

　　一、熟悉和遵守國家及部門的法規制度。

　　二、思維敏捷、思路清晰，具有良好的職業意識。

　　三、具有較強的書寫、電腦操作能力。

　　四、熟悉公文寫作基本要求。

　　五、大專以上學歷，兩年以上工作經驗。

　　任職資格：性格開朗、大方，掌握良好的禮儀知識和接待工作經驗，頭腦靈活、反應敏捷，能夠靈活處理工作中的突發事件。熟悉辦公室工作流程，具有較強的獨立處理事務的能力；易于與人溝通，有很強的團隊合作精神；熟練操作電腦，靈活運用各類辦公軟件，有較強的文字處理能力，能夠通過學習，不斷提高，達到觀察顧客的言行就能了解顧客的性格和喜好，進而采取相應的有效對策。能夠通過學習，不斷提高，達到排除顧客顧慮、促進最終達成交易的優秀能力。

　　文秘中級證書

　　考核內容

　　(一)秘書職業考核的內容以《秘書國家職業標準》和《秘書國家職業資格培訓教程》為依據。

　　(二)秘書職業考核的內容包括職業道德、基礎業務素質、案例分析、工作實務等四個基本內容。

　　(三)涉外秘書增加外語考核部分，秘書職業資格二級增加業績評估部分。

　　秘書工作的性質

　　秘書工作是因領導工作的需要而存在的，屬于機關工作的一部分。要想準確理解秘書工作的性質，需要將其放在領導工作和機關工作的領域來觀察和認識。

　　(一)秘書工作的輔助性

　　秘書工作的輔助性是指秘書工作在領導工作中所具有的輔助性。秘書工作的產生具有必然性，它是由于統治階級和領導群體為了滿足其自身工作運轉需求而產生的。這就決定了秘書人員在處理解決任何問題的時候，都需要根據領導者的意圖和需求來做，而不是代替領導者作出決定。即使秘書人員對某些問題提出了解決方案，這些方案也需要經過領導機關權衡確定后才能執行。秘書工作機構或秘書人員只能站在輔助的位置上行使職能，既不能缺位，也不能錯位，更不能越位。秘書工作人員需要對自身進行準確定位，努力發揮好秘書工作在領導工作中的參謀輔助作用。

　　(二)秘書工作的樞紐性

　　秘書工作的樞紐性是指秘書工作在機關工作中具有樞紐性作用。由于秘書工作部門是整個機關工作正常運轉的必要條件和組織保障，因此只有秘書工作井然有序，高質量、高效率地運轉，才能夠實現整個機關工作的各項職能，做到上情下達、下情上達、左右協調、步調統一，并帶動職能部門同步運轉。這種樞紐與核心地位決定了秘書工作的重要性。

　　(三)秘書工作的機要性

　　秘書工作是一項機要性很強的工作，這點主要是針對秘書工作的具體內容而言的。漢語中“秘書”一詞，包含有“秘密”的意思，而英語中的“secretary”(秘書)一詞中的詞干“secret”，意思也是“秘密”。因此，單從“秘書”一詞的字面意思就可以反映出秘書工作的機要性。由于秘書工作是輔助領導工作的，而各級領導中樞都是機密核心。秘書部門是各級領導中樞的綜合辦事機關，秘書人員在領導身邊工作，必然要接觸到各種機密。特別是重要部門領導人的秘書，由于掌握更多的重要情況，其機要性更強。

　　(四)秘書工作的政治性

　　秘書工作的政治性是針對秘書工作人員本身而格外強調的。這是因為秘書部門處于核心要害部門，秘書人員在領導身邊工作，接觸到工作中的機密核心文件也會很多。這就需要在對秘書工作人員的選拔和任用上要格外慎重，要求其能夠做到政治上絕對忠實可靠，有高度的保密觀念，嚴格遵守保密紀律，嚴守各種機密。此外，我們黨和國家對秘書人員的選用條件還專門制定頒發了機要秘書工作的規定，其中，任用前要進行政治審查，任用后要經常進行保密教育，都是出于秘書工作的客觀現實需要。

　　秘書工作的職能

　　(一)事務性助手職能——協助領導處理各種事務

　　秘書部門的一個重要職責就是協助領導處理各種日常事務，保證領導機關與領導活動能夠高效運轉。事務性工作是任何機關都無法回避的。比如公務往來或會議上使用的大量文稿需要有人撰寫和處理；工作中的許多問題需要通過采集信息和調查研究才能解決；推進工作的過程中有許多環節出現矛盾，需要有人進行協調處理；還有接待信訪、機要、交通、接聽電話、值班等工作，這些工作均需要耗用大量的時間和精力，但是這又屬于秘書部門的基礎性工作，也是秘書部門最頻繁的工作內容，因此，秘書部門要為領導辦好這些工作，使其可以從瑣碎的日常辦公事務中脫身，集中更多的時間和精力處理全局工作或者研究解決重大政策性問題。

　　(二)智能性參謀職能——幫助領導制定正確決策

　　在新時期下，秘書工作除了要做好日常各項事務性工作外，更要大力加強和發揮好參謀作用，加強信息調研和監督檢查工作的力度，為領導決策的科學化提供有效的服務。秘書工作的參謀職能是在辦理包括各類事務性工作的過程中體現出來的，尤其是在調查研究、信息處理、公務督查、綜合協調等工作過程中，秘書人員需要根據了解和掌握的有關情況，及時向領導提出工作建議，提供決策的參考信息和依據，或者回答領導提出的相關問題，為領導機關的決策活動提供信息服務。

　　秘書工作的參謀和助手職能是從秘書工作的整體性而言的，滲透并體現在秘書人員為領導辦文、辦會、辦事這“三辦”的大量具體事務性的工作過程中。脫離具體的工作，秘書工作的參謀和助手職能也就成為“空中樓閣”。因此，秘書工作需要切實當好領導的參謀助手，腳踏實地地做好為領導服務的工作。

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