淺談辦公室的電話禮儀

淺談辦公室的電話禮儀

淺談辦公室的電話禮儀1

　　辦公秘書的對外形象代表了公司的形象。在日常工作中，掌握了接聽電話的禮儀，讓對方在您親切的話語中心平氣和地談事情，通話結束后，對方會對您公司有極佳的印象。

　　通話時聲音不宜太大，讓對方聽得清楚就可以，否則對方會感覺不舒服，而且也會影響到辦公室里其他人的工作。

　　接起電話時首先應自報單位名稱及所屬部門。

　　接聽電話時，要詢問對方單位名稱及所屬部門，接轉電話時為指定受話人提供便利。

　　當對方要找的人不在時，在不了解對方的動機、目的是什么時，請不要隨便傳話。未授權的情況下不要說出指定受話人的行蹤。

　　當你正在通電話，又碰上客人來訪時，原則上應先招待來訪客人，此時應盡快和通話對方致歉，得到許可后掛斷電話。不過，電話內容很重要而不能馬上掛斷時，應告知來訪的客人稍等，然后繼續通話。

　　在電話中傳達事情時，應重復要點，對于數字、日期、時間等，應再次確認以免出錯。

　　如果對方沒有報上自己的`姓名，而直接詢問上司的去向，此時應客氣而禮貌地詢問："對不起，請問您是哪位?"

　　要轉告正在接待客人的人有電話時，最好不要口頭轉達，可利用紙條傳遞口信，這樣不僅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尷尬和不悅。

　　聽不清楚對方說話的內容時，最好不要猶豫，應立即將狀況明確告知對方，請對方給予改善。

　　如果電話突然發生故障導致通話中斷，此時務必換另外的電話再撥給對方，向對方解釋清楚。

　　掛斷電話前的禮貌不可忽視，要確定對方已掛斷電話，才能放下聽筒。

淺談辦公室的電話禮儀2

　　“電話嘛，響了就接，有問就答嘛，哪有什么技巧��？”

　　要是現在誰還會有這種想法，那也太老土了。要知道，在現代社會的辦公室，就連接打電話也有一定的禮儀可言，不信，請看下面：

　　如果你要出差幾天，電話留言必須說明情況，否則來電者可能誤以為你只是去開會，幾個小時后就會回來，因而再次來電，或者預想你會在當天回電。這兩種情況都讓對方感到難以聯絡到你。

　　打電話前要先準備好，如果對方沒有接聽電話的話，省得在聽到留言的提示音后，還得慌里慌張地馬上組織語言。留言時必須解釋你打電話的.原因，以及希望對方何時回電，另外不要忘記留下自己的電話號碼。要注意，說留言時不要太快，否則對方必須重復聽取留言。

　　避免使用電話的等候功能，這種功能會使對方覺得你不重視他的時間，即便你只是暫停一下去找資料，也會顯示你的準備不足。

　　不要在手機上談論涉及商業機密的事情，對方有可能會擔心你是在公共場合打電話。

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