• 會議期間的文書與服務

    時間:2022-07-13 21:29:16 其他 我要投稿
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    會議期間的文書與服務


    一、編寫會議簡報
    會議期間的重要文書工作就是編寫會議簡報。會議簡報是會議的交流性和指導性文件,要求及時、準確編寫。
    編寫會議簡報的基本要求可以用四個字概括:"快、新、實、短"。
    "快",是會議的時限性決定的。這就是說編寫會議簡報需要搶時間,不拖拉,一般要求當天的情況當天整理,當天發出,最遲也要當天整理,第二天發出。一些大型會議一天要發出簡報一至二期。
    "新",這是簡報的交流性和指導性決定的。就是說編寫簡報要提出新情況,新問題和新經驗,并反映在文字上應注意使標題醒目、吸引人。
    "實",是對一切公文的起碼要求。這就是簡報所反映的情況和問題要真實、準確、不能隨意夸大或縮小。
    "短",簡報本身從字面上解釋就是簡短的報道。長了就不能稱其為簡報。而且也會影響到"快"。因此,會議簡報的行文特色應當是:開門見山,直接敘事,一語中的,盡可能一事一議,少做綜合報道。簡報一般字數在幾百字至多不過千字。
    二、能夠收集、編發會議信息
    會議的新聞報道工作可以有多種方式:
    第一種,由會議秘書組撰寫新聞報道稿件,然后經領導審定后,向媒體發送;
    第二種,在會議召開期間,邀請有關報社,電臺、電視臺派記者親自隨訪,發布消息;
    第三種,在會議結束時,召開記者招待會,由領導人直接介紹會議情況并親自回答記者提出的各種問題。
    三、能夠組織擬寫會議紀要
    會議紀要是根據會議的主旨,用準確而精煉的語言綜合記述其要點的書面材料。是在會議記錄的基礎上,分析、綜合、提煉而成,用來概括反映會議精神和會議成果的文件。并非所有會議都要產生會議紀要。會議紀要有兩個目的:一是讓與會者帶回去作為傳達貫徹會議精神的依據;二是上報,使上級主管部門和有關單位了解會議的情況或予以轉發。
    擬寫會議紀要應做到:
    1.忠實于會議實際;2.內容集中、概括、精煉;3.邏輯條理要清楚。
    相應知識
    會議紀要有兩種類型:
    一是例行會議紀要。如經理辦公會議紀要、廠長辦公會議紀要。這種類型的會議紀要是將會議形成的決議下發,或讓上級了解會議的精神,因此要求簡明扼要。
    二是工作會議紀要。是指各機關、部門或地區就重大工作問題召開專門會議,交流情況,統一認識,研究政策措施之后,需要整理出會議紀要,上報下發,或請求上級批轉。
    會議紀要的內容包括兩部分:
    一是會議情況簡述。包括召開會議的根據、目的、時間、地點、參加會議的人員、會議討論的問題以及會議的成果。
    二是對會議主要精神的闡發。這是會議紀要的主體部分。
    注意事項
    擬寫會議紀要應當做到:
    第一,記實。即實事求是,忠于會議實際。為此,必須以會議紀錄為依據。對與會者的發言可以進行概括、歸納、提煉,但絕不能增添與篡改內容。

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