公司合同歸檔管理流程

公司合同歸檔管理流程

　　作為一家公司，不管是上市企業還是小公司，都需要一個正規的公司管理制度，更需要一個專門對于合同的管理制度，首先我們得了解合同管理是什么，當我們了解了合同管理之后，才能對合同歸檔管理流程作進一步的了解。今天就跟隨小編來看一下公司合同歸檔的管理流程。

　　合同歸檔管理流程有哪些

　　1、合同應交由企業檔案管理部門進行歸檔，檔案管理一般為法務部門或行政部門。為保穩妥，建議企業每個合同至少應留存兩份原件，并分別放置兩個地方獨立留存。

　　2、合同登記的項目應由企業的業務部門與歸檔部門一同匯總，共同完成登記工作。有些企業僅登記合同中的收、付款信息，這是遠遠不夠的，登記應至少包括對方主體信息、主要項目內容、本企業合同負責人、對方合同負責人、主要權利義務履行期限、付款節點、收款節點、涉及資產購買的還應進行資產登記。

　　3、合同歸檔之前進行掃描，留存合同電子版，做到紙質文件與電子文件的統一。日后非必須使用原件時，查詢電子版本即可。

　　4、建立客戶檔案信息。通過簽署合同得知的客戶信息進行匯總，方便日后查詢。匯總的信息應包括客戶主體信息、聯系方式、業務成交過程中的重點注意事項等，為日后客戶回訪及老客戶維護提供信息支持。

　　5、建立客戶評價系統。每簽署一份并執行完畢的合同，請客戶對本企業進行評價，以收集自身企業在合作過程中的不足，并進行對應的完善改進工作。

　　6、定期對合同進行匯總、整理，從不同的角度對合同進行分類、分析。如在藝人經紀公司中，可以按照藝人進行分類，這樣可以匯總每位藝人的業務收支情況、經紀事務發展情況，給每一個藝人團隊的發展提供數據支持;可以按照業務類型分類，這樣可以匯總公司的版權收入、演出收入、制作支出、造型支出，給公司老板在日后平衡總體收支提供參考;還可以按照經紀業務來源分類，這樣可以看出業務的來源是哪里，能夠促進銷售體系的完善。根據每個企業情況的不同，可以靈活的、多維度的進行匯總、分析，通過合同來反映企業的經營狀況進而調整公司經營策略。

　　合同歸檔管理的目的

　　合同歸檔管理是企業管理的一項重要內容，也是企業為維護自身的合法權益而采取的必要手段。搞好合同歸檔管理，對于公司經濟活動的開展和經濟利益的取得，都有積極地意義，為加強合同歸檔管理，避免失誤，提高經濟效益。

　　合同檔案如何整理歸檔？

　　一、紙質合同歸檔：

　　1、一份合同完全結束后（包括合同選商、簽訂、履行、變更、付款等），在做完整歸檔，歸檔全部合同過程中產生的文件。

　　2、合同簽訂后，做合同簽訂前文件的歸檔；變更、付款等后期文件，作為第二部分歸檔。

　　二、電子檔案歸檔

　　目前企事業單位都有合同系統，可以通過合同系統線上進行歸檔。

　　合同檔案整理攻略

　　【合同】從法律的視角看，《合同法》第2條第1款，合同是指作為平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。

　　【合同檔案】是指合同從簽訂至終止的整個過程中形成的體現簽訂各方意志的具有法律效力的文件及與之相關的具有保存價值的其他文件材料。

　　Part 1

　　【合同檔案的形成】

　　★通過OA發起的ERP合同審批

　　★通過OA發起合同審批

　　★通過以上兩個系統形式發起審批并形成的合同檔案均需要歸檔。

　　Part 2

　　【合同檔案的收集】

　　以件為單位進行收集匯總，一件合同檔案中應包括：

　�、� 合同審批表

　�、� 蓋章版合同正本及相關附件

　　Part 3

　　【合同檔案的裝訂蓋章】

　　歸檔文件應按件裝訂，較薄的歸檔文件用不銹鋼訂書針裝訂，較厚的歸檔文件用線繩，三孔一線，左側裝訂，避免使用塑料制品或者鐵夾子裝訂檔案。

　　Part 4

　　【合同檔案的裝盒】

　　將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。不同全宗號、年度、保管期限、分類號的歸檔文件，應分別裝盒。

　　Part 5

　　【電子版合同檔案錄入系統】

　　根據歸檔范圍表，將需要數字化的紙質文件掃描，或準備相應的電子文件。以件為單位，每一件單獨建立文件夾，文件夾名稱以檔號命名。

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